사무환경이 문화를 만든다(Vol.2): 오피스 일상을 바꾸다 - 공간이 바꾸는 일하는 방식의 여정
퍼시스그룹이 2020년에 출간한 책 '사무환경이 문화를 만든다 Vol.2: 오피스 일상을 바꾸다'는 일하는 공간이 어떻게 조직 문화와 직원들의 일상을 변화시킬 수 있는지 보여주는 흥미로운 이야기를 담고 있습니다. 이 책은 2016년부터 퍼시스그룹이 추진해 온 다양한 공간 혁신 프로젝트의 경험과 통찰력을 공유합니다. 코로나19로 인해 업무 환경이 급격히 변화하는 시점에서, 미래 오피스의 모습과 존재 이유에 대한 심도 있는 고민을 담고 있습니다.
변화의 시작, '생각의 정원'에서 피어나다
어느 날 아침, 퍼시스 본사에 출근한 직원들은 낯설지만 흥미로운 광경을 마주하게 됩니다. 그동안 단순히 대기와 전시 용도로만 사용되던 로비가 '생각의 정원'이라는 이름으로 완전히 탈바꿈한 것입니다. 회사의 연혁과 제품을 자랑하던 공간이 직원들이 자유롭게 업무를 보고, 영감을 얻고, 편하게 휴식을 취할 수 있는 복합 공간으로 변신했습니다.
"로비는 회사의 첫인상을 결정하는 공간입니다. 출입증이 있어야 들어갈 수 있는 업무 공간과 달리 로비는 누구나 방문할 수 있는 열린 공간이죠. 협력사의 직원, 잠재 고객, 지역 주민까지 누구나 방문할 수 있고 회사에 방문한 사람들은 누구나 반드시 지나쳐야 하는 공간이기도 합니다." 이런 특성을 활용하여 퍼시스는 로비를 기업 문화를 보여주는 의미 있는 공간으로 재탄생시켰습니다.
이 변화를 통해 직원들은 온종일 자기 자리에 갇혀 일하는 대신 사옥 전체를 활용하며 일할 수 있게 되었습니다. "공간의 선택권이 주어지면 직원들은 책상 하나가 아니라 사옥 전체를 가졌다는 느낌을 받습니다. 생각의 변화는 몸의 변화에서부터 시작됩니다. 고정된 자리에 갇힌 몸은 자유로운 생각의 발산을 가두고 제한합니다." 한 가지 공간만 사용할 수 있는 직원보다 다양한 공간을 선택할 수 있는 직원이 더 자유로운 아이디어를 낼 수 있다는 철학이 담겨 있습니다.
스마트워크의 실험실, 광화문센터
퍼시스의 공간 변화 여정은 광화문센터로 이어집니다. 스마트워크 시대에 맞춰 본사 외에도 효율적으로 일할 수 있는 공간을 마련한 것입니다. 이곳은 단순히 또 하나의 사무실이 아니라, 직원들이 원하는 방식으로 일할 수 있는 자유로운 환경을 제공합니다.
"일 역시 마찬가지입니다. 굳이 본사 오피스까지 가지 않아도 많은 일을 처리할 수 있으므로 단순히 개인 업무만을 하려고 오피스에 출근하는 사람은 점점 줄어들 것입니다. 이제 오피스는 효율 좋은 업무 공간, 가장 매력적인 일터로 변신해야 합니다. 그리고 몰입과 소통을 상황에 맞게 지원해 주는 유연한 공간으로 재탄생해야 합니다." 이러한 미래 지향적 시각이 광화문센터의 설계에 반영되었습니다.
광화문센터 설립 이전, 직원들에게 주어진 공간 선택권은 어떤 회의실에서 회의할지 정도로 제한되어 있었습니다. 하지만 광화문센터가 생긴 후 직원들은 폭넓은 공간 선택권을 바탕으로 자신이 원하는 방식으로 일할 수 있게 되었고, 이는 만족스러운 업무 몰입의 경험으로 이어졌습니다. 다양한 공간 선택지가 직원들의 업무 방식과 창의성에 어떤 긍정적인 영향을 미치는지 보여주는 좋은 사례입니다.
창의성이 흐르는 디자인 연구소, 스튜디오 원
이어서 책은 창의적인 작업을 위한 최적의 환경을 만들기 위한 시도, '스튜디오 원'에 대해 이야기합니다. 디자인을 중심으로 하는 기업으로서 퍼시스는 디자인 연구소에 특별한 관심을 기울였습니다.
"창의와 혁신은 개인과 환경이 모두 갖춰질 때 가능합니다. 개인 하나하나의 능력치도 중요합니다. 그러나 더 큰 위력을 발휘하는 것은 개인의 능력치가 모여 만드는 폭발적인 시너지입니다." 이러한 믿음을 바탕으로, 스튜디오 원은 개인과 개인을 이어주는 사회적 연결망을 갖추고, 구성원들에게 공통의 목표를 부여하여 강한 협력 관계를 이끌어내는 공간으로 디자인되었습니다.
"업무를 방해하는 자잘한 고민이 사라지면서 사람들은 아이디어 자체에 집중할 수 있고, 업무를 가장 효율적으로 지원할 수 있는 공간을 원하는 순간에 이용할 수 있게 되었습니다. 깊이 있는 고민이 가능해졌고, 연구가 끊이지 않고 진행될 수 있었습니다." 스튜디오 원은 연구소의 개발 업무 전체 프로세스를 완벽하게 지원함으로써 디자인 결과물의 수준을 높이는 데 기여했습니다.
자율좌석제: 유연성과 소통, 자율의 철학
퍼시스 공간 프로젝트의 핵심을 관통하는 키워드는 '유연·소통·자율' 세 가지로 요약됩니다. 특히 자율좌석제의 도입과 정착 과정은 이러한 철학을 잘 보여주는 사례입니다.
자율좌석제를 도입하는 과정에서 퍼시스는 '유연한 사고는 유연한 공간에서 나온다'는 대전제를 가지고 오픈 플랜 오피스라는 공간 콘셉트를 큰 틀에서 유지했습니다. 그러나 익숙하지 않은 업무 환경에 적응하기 위해서는 직원들의 행동 변화가 필수적이었고, 이를 위해 일방적인 지시보다는 가치와 개념을 공유하는 소통이 중요하다는 점을 놓치지 않았습니다.
실제 운영에서는 '체인지 에이전트(CA)'라는 핵심 요원을 두고 이들을 매개로 프로젝트의 진행 방향을 개별 직원들과 소통했습니다. 이들은 각 직원들이 느끼는 불안과 불만, 오해를 풀어주고 필요에 따라 의견을 수용하는 역할을 효과적으로 수행했습니다. 이처럼 섬세한 변화 관리 전략이 자율좌석제의 성공적인 정착에 큰 역할을 했습니다.
자율좌석제를 효과적으로 운영하기 위해 퍼시스는 노트북 제공, 무선 인터넷 환경과 ICT 인프라 구축, 임원실 공간을 줄여 확보한 공용공간의 활용, 소음 문제를 고려한 다양한 좌석과 부스 설치 등 세심한 부분까지 고려했습니다. 또한 자율좌석제에 적합하지 않은 일부 직군의 경우, 직원들의 의견을 수용하여 기존처럼 지정좌석제를 허용하는 유연한 접근을 취했습니다.
코로나19와 미래 오피스의 모습
이 책은 코로나19가 한창이던 2020년에 출간되었습니다. 팬데믹으로 인해 재택근무가 확대되고 업무 공간이 오피스에서 집으로 확장된 상황에서, 오피스의 존재 이유와 미래 모습에 대한 심도 있는 고민을 담고 있습니다.
퍼시스는 "코로나19로 원격근무가 확대되고 업무 공간이 오피스에서 집으로 확장되었지만 여전히 협업과 소통을 위한 오피스는 필요하며 개인 업무 공간 중심으로 짜인 기존의 오피스는 이제 유연한 구조로 바뀌어 개인 업무와 협업을 상황에 맞춰 지원해야 한다"고 강조합니다. 또한 직원들에게 다양한 공간 선택지를 제공해 자율적인 업무 환경으로 변화를 꾀해야 한다는 방향성을 제시합니다.
결론: 공간이 만드는 문화의 힘
'사무환경이 문화를 만든다 Vol.2: 오피스 일상을 바꾸다'는 단순히 사무실 인테리어나 레이아웃 변경에 대한 이야기가 아닙니다. 이 책은 공간이 어떻게 사람들의 행동과 사고방식, 나아가 조직 문화 전체를 변화시킬 수 있는지 보여주는 여정입니다.
퍼시스그룹은 "좋은 사무환경이 기업의 문화를 만들고 기업의 문화가 변화와 혁신을 일으킨다"는 철학을 바탕으로 오피스 환경 변화를 위한 다양한 실험과 도전을 해왔습니다. 이 책을 통해 그들은 미래 지향적인 사무환경을 만들기 위한 경험과 인사이트를 공유함으로써, 변화하는 시대에 맞는 업무 공간을 고민하는 많은 기업들에게 길잡이가 되고자 했습니다.
공간의 변화는 필연적으로 불안과 저항을 수반하지만, 직원들과의 지속적인 소통과 공감, 그리고 유연한 접근을 통해 성공적인 변화가 가능하다는 메시지가 이 책의 핵심입니다. 앞으로 우리의 미래는 코로나19를 기점으로 확연히 변할 수밖에 없으며, 향후 오피스 환경은 재택근무의 확대 및 온라인 화상 협업이 일상화되는 상황을 염두에 두고 적극적으로 변화를 모색해야 할 때입니다. 급변하는 미래의 오피스 환경에 대해 고민하고 방법을 궁리하고 있는 모든 이들에게 이 책은 소중한 인사이트를 제공할 것입니다.